Kurumsal Etkinlik

Kurumsal etkinlik, şirketlerin çalışanları veya müşterileri ile etkileşim kurması için etkili bir yoldur. Ancak etkinlik yönetimi söz konusu olduğunda tanımı kolaydır. Özünde etkinlik yönetimi, bir etkinliği planlama sürecidir. Bu; yüz yüze, sanal olarak veya karma olsun herhangi bir etkinlik türü olabilir. Tıpkı diğer terimler gibi her projenin kapsamı ve temel ayrıntılar sektöre, şirket büyüklüğüne ve daha çeşitli etkenlere bağlı olarak değişir.

Kurumsal etkinlik, bir şirket tarafından desteklenen ve çalışanlarına veya müşterilerine odaklanan bir etkinliktir. Kurumsal etkinlik düzenlemenin birçok nedeni vardır:

• Kuruluş tarafından tanıtılan çeşitli kavramlar hakkında personeli veya halkı eğitmek
• Çalışanları çalışmaları için ödüllendirerek motive etmek
• Müşteriler, çalışanlar veya her ikisi ile birlikte çeşitli şirket kilometre taşlarını kutlamak
• Şirket içinde önemli bir organizasyonel değişikliği işaretlemek

Kurumsal etkinlik işletmeler için oldukça önemlidir. Bu etkinlikler, yenilikçi ve vizyon sahibi şirketler tarafından düzenlenen etkinliklerdir. Bu nedenle kurum içinde ve dışında etkinliklere ev sahipliği yapan şirketler, müşterilerine ve sektördeki diğer üyelere yenilikçi olduklarına dair mesajlar göndermektedir.

Kurumsal etkinlik ajansı, çalışanları motive etmek, üretkenliği artırmak, iş başarısını kutlamak, yeni ürünler başlatmak ve çeşitli etkinliklerini kutlamak için kurum içi personel veya kurumsal müşteriler için bir organizasyon düzenler. Genellikle bu ajanslar organizasyon için organize edilmiş üç departmana sahiptir.

• Ön organizasyon aşaması
• Organizasyon aşaması
• Organizasyon sonrası aşama

Bu aşamaların her biri çok önemlidir. Bu ajansları önemli kılan ayrıntılar ve yönler ise aşağıdaki gibidir:

• Zaman çerçeveleri, bütçeler ve etkinlik gereksinimleri gibi müşteri beklentilerini kesinlikle takip ederler.
• Müşteriler ile beraber çalışır onların fikir ve isteklerini belirli bir amaç için birleştirirler. Ancak düşünülen fikir gerçekten mümkün değilse nedenini açıklayarak çeşitli seçenekler sunarlar.
• Müşterilere açıktırlar ve etkinlik hazırlığının durumu ve nihai planlar hakkında onları bilgilendirir.
• Kaliteli eğlence, deneyimli ve kalifiye teknik kadro ile hizmet verirler.

En popüler kurumsal etkinlik türleri aşağıdaki gibidir:

• Konferans: Bir konferansın temel amacı, hedef kitlelerle bağlantı kurmak ve genellikle onları eğitmek veya motive etmek için onlara ilgili bilgileri vermektir. Ayrıca katılımcılar arasında ağ oluşturma ve iş birliğini teşvik etmek için iyi fırsatlardır. Konferanslar genellikle en az bir tam gün sürer. Konferans merkezlerinde veya otellerde yapılır ve bir açılış konuşmacısının yanı sıra farklı konularda birçok başka konuşma oturumu içerir.
• Ürün lansmanı: Lansmanlar, adından da anlaşılacağı gibi şirketin sunduğu yeni bir ürün veya hizmeti duyurmak amacıyla gerçekleştirilen kurumsal etkinliklerdir. Rolleri genellikle potansiyel müşterileri ve medyayı yeni ürün veya hizmet hakkında bilgilendirmektir. Bununla birlikte şirketler, farkındalık düzeyini lansmana fiilen katılan kişilerin ötesine taşımayı da hedefler.
• Fuar: Bir ticaret fuarının temel amacı genellikle şirketleri potansiyel müşterilerle buluşturmaktır. Bazı şirketler, belirli bir endüstride lider bir isim imajını sağlamlaştırmanın bir yolu olarak bir ticaret fuarına ev sahipliği yapmayı veya katılmayı da seçebilir. Genellikle büyük iç veya dış mekanlarda yapılırlar ve çeşitli şirketler alan, reklam ve potansiyel konuşma fırsatları için ödeme yapar.
• Tören: Bu tür bir etkinliğin amacı, şirketin çalışanlarına veya müşterilerine takdirini göstermektir. Genellikle gayri resmidirler ve meydana gelebilecek çok çeşitli potansiyel faaliyetler vardır. Bir takdir etkinliği için en popüler mekanlardan bazıları restoranlar, tiyatrolar, spor salonları, müzik mekanları, popüler etkinlikler ve tatil yerleridir.
• Ekip oluşturma faaliyeti: Şirketler, çalışanların motivasyonunu artırmak ve iş birliğini geliştirmek için ekip oluşturma etkinlikleri düzenler. Çalışanlarına resmi olmayan bir ortamda zaman geçirme ve kişiliklerinin profesyonel olmayan yönlerini tanıma fırsatı verir. Ekip oluşturma etkinliklerinin çoğu açık havada, genellikle doğal ortamlarda yapılır ve uzman şirketler tarafından organize edilir.
• Kurul toplantısı: Yönetim kurulu toplantıları, bir kuruluşun yönetim kurulu üyelerinin bir araya gelip şirketin faaliyet ve performansını gözden geçirmesi için fırsatlardır. Yönetim kurulu üyeleri, şirketin gelecekteki stratejilerine ilişkin sonuçlar çıkarmak için genellikle yönetim kurulu toplantılarından sonra çıkarılan sonuçları kullanır. Genellikle belirli zaman aralıklarında yapılırlar ve yerleri organizasyonun büyüklüğüne bağlıdır.
• Hissedar toplantısı: Hissedar toplantıları, şirketin operasyonel performansını, stratejilerini ve gelecekteki hedeflerini hissedarlarına sergilemesinin bir yoludur. Bu organizasyon türü ve hissedar sayısına göre küçük çaplı toplantılardan büyük çaplı organizasyonlara kadar çeşitlilik göstermektedir. Şirketin temel amacı, hissedarlarının geleceğe olan inancını korumaktır.
• Kongre: Kongreler yapı olarak konferanslara benzer ancak belirli bir konuya odaklanma eğilimindedir. Genellikle belirli bir alandaki uzmanların bir araya gelip o alanla ilgili çeşitli konuları tartışmaları için bir fırsattır. Belirli bir niş içinde yeni kavramları ve uygulamaları öğrenme fırsatı verildiğinde, şirketler becerilerini genişletmenin bir yolu olarak çalışanlarını genellikle kongrelere gönderir.
• Ödül töreni: Bu etkinlikler ya çalışanlarını, tedarikçilerini, müşterilerini ve diğer paydaşlarını ödüllendirmenin bir yolu olarak belirli bir şirket tarafından ya da belirli bir zaman diliminde en iyi performans gösterenleri kutlamak için tüm endüstri tarafından düzenlenmektedir. Ödül törenleri morali yükseltir ve genellikle şirketle ilişkileri daha keyifli hale getirir.
• Spor turnuvaları: Şirketler, çalışanları ve ailelerini birbirleriyle etkileşime sokmanın bir yolu olarak çalışanları arasında veya departmanlar arasında çeşitli spor turnuvaları düzenler. Kurumsal spor etkinlikleri, aynı sektördeki daha fazla şirketin çalışanlarından bazılarını dostane bir rekabette kendilerini temsil etmeleri için gönderdiği etkinliklerdir.

Kurumsal etkinlik, çalışanlara mola veren, yoğun çalışmalarda moral ve motivasyonlarını artıran etkinliklerdir. Bazen piknik organizasyonları, bazen şenlik kokteylleri, çalışanların iş verimliliğini artırmak için eğlenceli bir şekilde sunulmaktadır.

Bir şirketin her biriminin ve her çalışanının bir bireyden çok ekip ruhuyla hareket ederek bütünün parçası olması, şirketin iletişimini artırır. Takım ruhu ve motivasyonel faaliyetler arzu edilen iletişimin gerçekleşmesini sağlar. Yetenek yöneticileri, ekip ruhu ve şirket çalışanlarına yönelik planlı motivasyon faaliyetleri ile çalışanların eğlenceli bir ortamda bilinçli ve başarılı olmalarını sağlar.

Planlanan oyun veya aktiviteler sonucunda risk faktörleri belirlenir ve sonuç odaklı çalışmalar ile takım ruhunun oluşmasını engelleyen hususlar belirlenir ve stratejiler geliştirilir.

Başarılı bir kurumsal etkinlik, güçlü ve etkili reklamcılıkla doğru orantılıdır. Bu nedenle etkinliğinizi geleneksel sosyal medya ve dijital kanallar aracılığıyla başarılı bir şekilde tanıtmak ve hedef kitlenizde daha fazla kişiye ulaşmak önemli bir adımdır. Bir ürün veya hizmeti tanıtmak için hazırlanan içerikler dikkat çekici ve özgün olmalıdır. Bunun yanı sıra aşağıdaki dikkat etmek gerekir:

• Doğru hedefleri belirlemeniz gerekir.
• Bu aktiviteyi neden yaptığınızı bilmelisiniz.
• Etkinlik için harcadığınız bütçenin onayını istemeniz gerekir.
• Hangi mesajı iletmek istediğinize karar vermelisiniz.
• Pazarlama gücünüzden en iyi şekilde yararlanmak için yaratıcı düşünmelisiniz.
• Profesyonel bir şirketten planlarınız konusunda size yardım etmesini istemelisiniz.
• Etkinlik sonrası geri bildirimi takip etmelisiniz.